نظام بيسان انتربرايز للمؤسسات الحكومية

تتميز الحلول المقدمة في نظام بيسان انتربرايز للمؤسسات الحكومية بمعايير عالية ومتقدمة، وهي حلول متخصصة في قطاع الإدارة المالية الحكومية وإدارة المال العام. يُمثّل نظام بيسان انتربرايز للمؤسسات الحكومية أفضل الحلول المقدمة لقطاع الإدارة المالية العامة، كما يوفر أدوات الرقابة المالية الضرورية في المؤسسة الحكومية ضمن القواعد والقوانين المعمول بها.
يُقدم نظام بيسان انتربراز للمؤسسات الحكومية نظام مالي إداري مركزي متكامل، فهو يُتيح للمستخدمين في الإدارات المختلفة إمكانية العمل ضمن الحسابات والموازنات الخاصة بدوائرهم كما يوفر أدوات الرقابة والتدقيق اللازمة بما يمنح الإدارات المختلفة مستوى عالٍ من الشفافية. فمن خلال تقديم واجهة تطبيق سهلة الاستخدام متكاملة مع وحدة موازنة ووحدة متابعة بالإمكان تفصيل الحسابات المجزأة لتلبية حاجات ومتطلبات وهيكلية أصحاب المصلحة وتقديم مجموعة كبيرة من التقارير بكفاءة عالية.
يدمج نظام بيسان انتربراز للمؤسسات الحكومية الإدارة المالية مع وحدات المشتريات وإدارة الأصول، وإدارة المخزون والمستودعات، ووحدة المتابعة والموافقة الإلكترونية وإدارة الذمم المدينة والدائنة ووحدة الخزينة، ليوفر حجر الأساس والعمود الفقري لدعم السياسات والإجراءات المالية مع التأكيد على أن كافة العمليات المحاسبية يتم متابعتها من خلال نظام موحّد ومتكامل.

ميزات عامّة
• وظيفة التنقيب المعلوماتي-Drill Down
هي وظيفة خاصة بالنظام تمكّن المستخدم أثناء تصفح التقارير من الدخول إلى تفاصيل التقرير ومشاهدة جميع الحركات وتفاصيل السندات المحاسبية التي تشكّل التقرير.

• التصفية-Filter
يوفرالنظام خاصية التصفية Filter والتي تمكّن المستخدم من ترتيب وشمل أو استثناء معلومات غير ضرورية لسهولة مشاهدة المعلومات في الملفات واستخراج تقارير منها. هذه الخاصية سهلة الاستعمال بحيث يستطيع المستخدم إعادة ترتيب الأعمدة وإخفاء أو إظهار أية منها، و ترتيب المعلومات الظاهرة حسب رغبته واستخراجها كتقرير إذا لزم الأمر.

• خاصية البحث المتقدمة
خاصية بحث وانتقال كاملة تعرض معلومات وتفاصيل كل عملية ولكل تقرير. آلية مميزة للبحث المفصّل في قواعد البيانات والمعلومات بغض النظر عن حجم قاعدة البيانات تعتمد على البحث عن طريق الرموز والكلمات المميزة. كما يعتمد ميزة التشابه اللفظي خاصة عند البحث باستخدام اللغة العربية.

• تعددية اللغات
يُتيح النظام خاصية تعددية اللغات حيث يتمكّن المستخدم من التنقل بين اللغات المختلفة المعرّفة في أي وقت دون الحاجة لإغلاق النظام وفتحه من جديد. كما يمكن العمل على النظام بلغة وطباعة التقارير والسندات بلغة أخرى معرفة.

• النقل كصفحة ويب أو نص أو جدول
نظام بيسان انتربرايز قادر على تحويل التقارير إلى صفحات ويب يمكن فتحها عن طريق (Excel) او أي برنامج حاسوبي خاص بالجداول والنصوص.

• سهل الاستخدام
يتميز النظام بسهولة استخدام الشاشات والأوامر بالإضافة الى ترتيب وإظهار أو إخفاء الأعمدة والنوافذ للحصول على واجهة مريحة للمستخدم. تم تصميم النوافذ واللوائح الرئيسية في مجموعات تناسب الدورات المحاسبية والمواقع الإدارية المختلفة. كما يقدم النظام استخدام محدد وثابت للمفاتيح والأيقونات المعرّفة بوضوح على شريط اللائحة الرئيسية مع فحص مستمر للأخطاء والتنبيهات. يُتيح النظام للمستخدم فتح عدة نوافذ وجداول في وقت واحد كي يتمكن من إضافة مدخلات أو سجلات جديدة أوتعديل الموجودة منها دون الحاجة للخروج من العملية الأساسية.

• النسخ
لتسريع عملية إدخال المعلومات وحفظا للوقت والجهد يمكّن النظام المستخدم من نسخ أي إدخال متاح كان ملفا أوسندا، مع إمكانية استخدام أي سند متاح كقالب دون الحاجة لتصميم شكل لكل سند.

• إرفاق الوثائق
إمكانية ارفاق أي ملف أو وثيقة مع الحركات المدخلة أو السندات، كإرفاق فواتير المبيعات والمصاريف مع سندات الصرف وسندات دفتر اليومية المرتبطة بها، أو إرفاق صور لكل صنف في ملف الأصناف.

• تدقيق كامل وسجل المراجعة
كل تغيير في النظام يتم تدقيقه، بإعطاء المستخدمين المفوضين حق مشاهدة كل التغيرات الحاصلة على أي جزء من المعلومات بتحديد: من/وماذا/ وأين/ ومتى المتعلقة بالتغيير.

• إصدار التقارير متعددة السنوات
إصدار التقارير وتقديمها لفترات وسنوات مختلفة، متداخلة، متعددة ومتراكمة.

• نظام تكاملي
نظام متكامل بحيث يتم إدخال جميع المعلومات لسندات نموذجية مباشرة على الشاشة. النظام يحد من تكرار إدخال نفس المعلومات حيث يتم إدخال المعلومات مرة واحدة وترحل آليا إلى الحسابات المقابلة

• تجزاة الحسابات
حسب هيكلية المؤسسة الحكومية وطبيعة عملها، يستطيع النظام تقسيم الحسابات بما يناسب متطلبات الإدارة والممولين.

الإدارة المالية
• دفتر الأستاذ العام
مخطط مرن للحسابات مع هيكل ملفات متعدد المستويات يحتوي على جميع السندات والعمليات المالية مع إمكانية الإبلاغ المفصّل وإصدار التقارير لأي فترة محددة من الوقت. نظام إدخال مركزي ومتكامل للسند حيث يحفظ كل المدخلات المالية في الدفتر المحاسبي.

• إدارة حسابات الذمم المدينة والذمم الدائنة
وحدة كاملة ومتكاملة مع دفتر الأستاذ العام وإدارة للحسابات متعددة العملات لإصدار تقارير موحدة والحصول على صورة واضحة ودقيقة وشاملة لكافة حسابات الذمم المدينة والموردين وتفاصيل العمليات المحاسبية ومعلومات عن نشاط الذمم المدينة والموردين كتقارير التعمير والتحصيل والحد الأقصى للدين.

• التقارير المالية (قائمة الدخل، الميزانية العمومية، قائمة التدفق النقدي)
عرض تقارير مالية شاملة لأي فترة من الفترات بتعريف من وإلى اليوم والشهر والسنة وتوفير إمكانية إصدار التقارير المالية لفترات متقاطعة ولسنوات عدة بالإضافة الى تحويل العملات بحيث يعرض التقرير بأي عملة مّرادة ومعّرفة على النظام مسبقا

• إدارة تجزئة الحسابات
تقديم عدد لا متناهي من التجزئة للحسابات لإتاحة المرونة في متابعة العمليات المحاسبية لأصغر تفصيل ممكن. يتم تجزئة الحسابات لتلبية حاجة الأقسام الإدارية لمتابعة الموارد المالية أو الوزارة الواحدة أو المشروع أو البرنامج أو النشاط أو الموقع أو العملة وغيرها.

• تدرج الملفات وربطها
يُتيح النظام للمستخدم خاصية ربط الملفات سواء كانت حسابات أو ذمم أو اصول أو مراكز تكلفة أو مشاريع او غيرها بطريقة تمكنه من متابعة الملفات الرئيسة والفرعية بغض النظر عن درجة الربط وعرض خيارات مرنة وشاملة لتقديم التقارير.

• إدارة تعدد العملات
إمكانية استخدام عدد لا متناهي من العملات مع سهولة إدخال أسعار تداولها في أي وقت لمتابعة وإدخال الحركات بأية عملة كانت. تنعكس هذه الخاصية بشكل مميز على حركات النقد والبنوك والسندات كما في ذلك من تقارير وأرصدة حيث أصبح بالإمكان الحصول على المعلومات بالعملة الأساسية وتفصيلها حسب العملات المدخلة.

إدارة البنوك والخزينة

• إدارة البنوك وإدارة الشيكات
إدارة للحسابات البنكية المختلفة وفي العملات المتعددة بالإضافة إلى إدارة وتتبع الشيكات المقبوضة والصادرة والحوالات البنكية بالتفصيل مع إظهار تواريخ الإستحقاق عن طريق عرض نظام تسوية بنكية آلي وتوقع التدفق النقدي لكل حساب بنكي.

• طباعة الشيكات ونماذج الحوالاات البنكية
خاصية تنسيق طباعة الشيكات من ناحية الأبعاد والحقول بحيث يحددها المستخدم تماما كما يناسب تنسيق الشيكات لكل حساب بنكي وخاصية تنسيق الحوالات البنكية عن طريق HTML وطباعتها مباشرة من النظام

• إدارة وتحديد سقف للحسابات
إدارة ومتابعة وضبط الحسابات البنكية من خلال تحديد سقف للإنفاق لأي فترة يتم تحديدها.

نظام الموازنة التقديرية
• نظام متوافق ومتكامل
نظام الموازنة متوافق ومتكامل مع دفتر الأستاذ ووحدات أخرى في النظام لتوفر تقارير دقيقة وحقيقية ومراقبة كاملة وشاملة للموازنة.

• ضبط الموازنة
نظام الموازنة يعمل كأداة ضبط ورقابة لمنع إنفاق أو إصدار أوامر التزام مالي تفوق الأسقف المحددة للموازنة.

• تخصيص وتوزيع الموازنة
يدعم نظام الموازنة تطبيق سقفين لضبط الموازنة، احداهما لضبط التعهد أو الالتزام في الإنفاق حسب الأسقف المحددة بالإضافة للرقابة على توفر النقد بنفس الوقت وكذلك ربطها بالمتابعة والموافقة الإلكترونية حسب الهيكلية المتبعة.

• هيكل مرن للموازنة
يوفر نظام الموازنة مرونة عالية في الإعداد للمستويات المختلفة وللموازنات المختلفة للمستوى الواحد، حيث يمكن النظام تحديد الضوابط والتفويضات والمتابعة للموازنات المختلفة والأقسام المجزّأة المعرّفة.

• موازنات متعددة السنوات
يسمح النظام بإعداد الموازنات على عدة سنوات مع إمكانية ضبط الحركات للسنوات المختلفة.

• تعدد الموازنات في الفترة الواحدة
يسمح النظام بإعداد عدة موازنات في أي فترة محددة لأهداف الرقابة والإبلاغ وإصدار التقارير المناسبة.

• سندات الموازنة
عمليات إعداد الموازنة يتم إدخالها عن طريق سندات خاصة بحيث تحفظ سير وإضافة أي تعديلات.

• تواريخ مرنة
مدى زمني واسع لكل موازنة معدّة بحيث يسمح النظام بتعريف الموازنة لأشهر أو لأسابيع أو لأيام أو لفترات زمنية غير ثابتة.

• تحكّم مرن
بالإمكان تعريف الموازنة على أنها موازنة متحكّم بها بحيث لا يمكن تجاوز مبالغ محددة فيها، أو كموازنة غير متحكم بها لأسباب خاصة في الإبلاغ والتقارير.

• التقارير
عدد هائل من التقارير تتضمن معلومات عن الحسابات والأقسام والمصاريف المقدّرة والفعلية.

إدارة المشتريات
• تكامل في الوقت الحقيقي
توفر وحدة المشتريات تكامل وتوافق حقيقين مع دفتر الأستاذ ووحدة الموازنة والوحدات الأخرى المعرّفة في النظام حيث يتم التعامل مع كافة جوانب معاملات المشتريات بداية من أوامر الشراء لغاية استلام السلع والخدمات.

• ضبط التعهد والتزام الدفع
لا يسمح النظام بإصدار أوامر تعهّد للدفع او أوامر شراء في حالة عدم وجود موازنة كافية ومتوفرة للإنفاق. وعند إصدار أمر شراء يتم حجز المبالغ المترتبة عن هذا الأمر لحين اتمام الصفقة في المستقبل.

• إدارة المخزون والمستودعات
إدارة كاملة للمخزون مع إمكانية تعدد المستودعات وإصدار سندات خاصة وتقارير مفصلة للمتابعة والإدارة لكل سلعة أو صنف وللسندات الخاصة بالمخزون.

• إدارة الأصول
بالإضافة للإحتساب الآلي للإستهلاك، يقدّم النظام إمكانية تتبع كامل لمواقع الأصول وعهدتها كما يسهّل الرقابة على احتساب المخزون .

تبادل وإستصقاء المعلومات
• نظام سير العمل والموافقة الإلكترونية
لتوفير الوقت مع ضمان الدقة يقدّم النظام هيكل متعدد المستويات للمصادقة الآلية لكل وثيقة بحيث تكون متكاملة مع وثائق سير العمل، ويَعرض عملية آلية ودقيقة لإنتقال المصادقة اعتمادا على سياسات وإجراءات المؤسسة الإدارية.

التكوين والتطوير
• نظام الحماية والدخول
يتميز النظام بخاصية حماية وحقوق دخول فريدة من نوعها تتيح لمسؤول النظام إعطاء الحق للمستخدمين باستعمال نوافذ وأوامر محددة، كما في ذلك التقارير، بالإضافة الى حقوق مشاهدة حركات محاسبية معينة تندرج إلى أصغر تفصيلة في النظام ويتم تنظيم المستخدمين على شكل هيكل مشابه للهيكل الإداري للمؤسسة.

• حماية متقدمة
ميزات حماية شاملة ومتقدمة تسمح للمستخدمين المفوّضين فقط الوصول إلى الحقول والخانات والتجزئات المسموحة عن طريق تحديد قواعد لكل سند أو سجل بحيث يقدم مستوى عالٍ من التحكم في الوصول لدى المستخدم.

• الحماية عبر محطات الدخول
بالإضافة الى الحماية المعرّفة للدخول إلى النظام عن طريق إسم المستخدم وكلمة سر مميزة، إن النظام يوفر خيار حماية إضافية تسمح للمستخدم الدخول الى النظام من محطات محددة.

• طباعة الوثائق واعداد التوقيع
خيارات طباعة الوثائق وتوقيعها التوقيع المراد للمصادقة والتتبع على كل النسخ الخاصة بالسند اعتمادا على معايير وقواعد كقيمة السند والفرع والقسم والمورد.

• التحكم بالتواريخ
يعرّف المستخدم مجموعة من الضوابط لحماية عملية إدخال المعلومات كالتاريخ الأقصى والأدنى المسموح استخدامه في الوثائق من قبل النظام بالإضافة إلى تاريخ إقفال عملية إدخال المعلومات بعد آخر عملية تدقيق أو بعد إصدار آخر تقرير. هذه الضوابط تضمن عدم إدخال معلومات غير مقصودة أو عن طريق الخطأ أو إصدار تقارير خاطئة.

• التوافق مع الانترنت
النظام مصمم بالإعتماد على لغة “الجافا” والمعروفة كمعيار للانترنت. كما أنه مدعوم بميزات ووظائف الانترنت والانترانت كالتقارير المعدة على الويب والدخول إلى النظام من عدة أماكن على الانترنت مع توفر أعلى المعاير في نظام الحمايه لضمان أمانة المعلومات.