بيسان للمؤسسات الأهلية – النسخة المتقدمة

من خلال العمل مع المؤسسات الأهلية وبالشراكة مع الممولين، يوفر نظام بيسان انتربرايز المحترف للمؤسسات الأهلية أفضل الحلول لمتابعة الموارد المالية والإيرادات والمصاريف للمشاريع والفئات والأنشطة والمكونات ومراكز التكلفة المختلفة للمؤسسات المتوسطة والكبيرة الحجم.

ميزات عامّة

ميزات عامّة
• وظيفة التنقيب المعلوماتي-Drill Down
وظيفة خاصة بالنظام تمكّن المستخدم أثناء تصفح التقارير من الدخول الى تفاصيل التقرير ومشاهدة جميع الحركات وتفاصيل السندات المحاسبية التي تشكل التقرير.

• التصفية-Filter
يوفرالنظام خاصية التصفية Filter والتي تمكّن المستخدم من ترتيب وضم أو استثناء معلومات غير ضرورية لسهولة مشاهدة المعلومات في الملفات واستخراج تقارير منها. هذه الخاصية سهلة الإستعمال بحيث يستطيع المستخدم إعادة ترتيب الأعمدة وإخفاء أو إظهار أي منها، و ترتيب المعلومات الظاهرة حسب رغبته واستخراجها كتقرير إذا لزم الأمر.

• خاصية البحث المتقدم
خاصية بحث وانتقال كاملة تعرض معلومات وتفاصيل كل عملية ولكل تقرير. وتعد آلية مميزة للبحث المفصّل في قواعد البيانات والمعلومات بغض النظر عن حجم قاعدة البيانات فتعتمد على البحث عن طريق الرموز والكلمات المميزة. كما يعتمد البحث ميزة التشابه اللفظي خاصة عند البحث بإستخدام اللغة العربية.

• تعددية اللغات
يتيح النظام خاصية تعددية اللغات حيث يتمكن المستخدم من النتقل بين اللغات المختلفة المعرّفة في أي وقت دون الحاجة لإغلاق النظام وفتحه من جديد. كما يمكن العمل على النظام بلغة وطباعة التقارير والسندات بلغة أخرى.

• النقل كصفحة ويب أو نص أو جدول
نظام بيسان انتربرايز قادر على تحويل التقارير إلى صفحات ويب يمكن فتحها عن طريق (Excel) او أي برنامج حاسوبي خاص بالجداول والنصوص.

• إستيراد البيانات من XML
خاصية إستيراد البيانات من XML الى القوائم في النظام مما يوفر وقت وجهد في إدخال البيانات الموجودة.

• طباعة الشيكات
خاصية تنسيق طباعة الشيكات من ناحية الأبعاد والحقول بحيث يحددها المستخدم تماما كما يناسب تنسيق الشيكات لكل حساب بنكي

• نموذج الحوالات المالية
يستطيع المستخدم تنسيق نموذج مناسب للحوالة البنكية وطباعتها مباشرة من سندات الصرف عن طريق HTML

• سهل الاستخدام
يتميز النظام بسهولة استخدام الشاشات والأوامر بالإضافة الى ترتيب وإظهار أو إخفاء الأعمدة والنوافذ للحصول على واجهة مريحة للمستخدم. تم تصميم النوافذ واللوائح الرئيسية في مجموعات تناسب الدورات المحاسبية والمواقع الإدارية المختلفة. كما يقدم النظام استخدام محدد وثابت للمفاتيح والأيقونات المعرّفة بوضوح على شريط اللائحة الرئيسية مع فحص مستمر للأخطاء والتنبيهات. يتيح النظام للمستخدم فتح عدة نوافذ وجداول في وقت واحد كي يتمكن من إضافة مدخلات أو سجلات جديدة أوتعديل الموجودة منها دون الحاجة للخروج من العملية الأساسية.

• النسخ
لتسريع عملية إدخال المعلومات وحفظا للوقت والجهد يمكّن النظام المستخدم من نسخ أي إدخال متاح كان ملفا أوسندا، مع أمكانية استخدام أي سند متاح كقالب دون الحاجة لتصميم شكل لكل سند.

• إرفاق الوثائق
إمكانية إرفاق أي ملف أو وثيقة مع الحركات المدخلة أو السندات، كإرفاق فواتير المشتريات والمصاريف مع سندات الصرف وسندات دفتر اليومية المرتبطة بها، أو إرفاق صور في ملف الاصناف

• تدقيق كامل وسجل المراجعة
كل تغيير في النظام يتم تدقيقه، بإعطاء المستخدمين المفوضين حق مشاهدة كل التغيرات الحاصلة على أي جزء من المعلومات بتحديد: من/وماذا/ وأين/ ومتى المتعلقة بالتغيير.

• إصدار التقارير متعددة السنوات
إصدار التقارير وتقديمها لفترات وسنوات مختلفة ومتداخلة ومتعددة ومتراكمة.

• نظام تكاملي
نظام متكامل بحيث يتم إدخال جميع المعلومات لسندات نموذجية مباشرة على الشاشة. النظام يَحُد من استخدام المعاملات حيث يتم إدخال المعلومات مرة واحدة وتُرحّل آليا إلى الحسابات المقابلة.

• تجزأة الحسابات
حسب نوع المؤسسة حكومية كانت أم أهلية، يستطيع المستخدم تقسيم الحسابات بما يناسب متطلبات الإدارة والممولين.

الإدارة المالية
• دفتر الأستاذ العام
مخطط مرن للحسابات مع هيكل ملفات متعدد المستويات يحتوي على كل السندات والعمليات المالية مع إمكانية الإبلاغ المفصّل وإصدار التقارير لأي فترة محددة من الوقت. يُعد نظام إدخال فردي ومتكامل للسند حيث يحفظ كل المدخلات المالية في الدفتر المحاسبي.

• إدارة حسابات الذمم المدينة والذمم الدائنة
وحدة كاملة ومتكاملة مع دفتر الأستاذ العام وإدارة للحسابات متعددة العملات لإصدار تقارير موحدة والحصول على صورة واضحة ودقيقة وشاملة لكافة حسابات الذمم المدينة والموردين وتفاصيل العمليات المحاسبية ومعلومات عن نشاط الذمم المدينة والموردين كتقارير التعمير والتحصيل والحد الأقصى للدين.

• إدارة البنوك وإدارة الشيكات
إدارة للحسابات البنكية المختلفة وفي العملات المتعددة بالإضافة إلى إدارة وتتبع الشيكات المقبوضة والصادرة والحوالات البنكية بالتفصيل مع إظهار تواريخ الإستحقاق والشيكات المجيرة عن طريق عرض نظام تسوية بنكية آلي وتوقع التدفق النقدي لكل حساب بنكي.

• طباعة الشيكات ونماذج الحوالاات البنكية
خاصية تنسيق طباعة الشيكات من ناحية الأبعاد والحقول بحيث يحددها المستخدم تماما كما يناسب تنسيق الشيكات لكل حساب بنكي وخاصية تنسيق الحوالات البنكية عن طريق HTML وطباعتها مباشرة من النظام.

• الإحتساب الآلي للإستهلاك
عرض جداول احتساب الإستهلاك المفصّلة بتكامل مع التقارير المالية لكل أصل أو مجموعة من الأصول في أي وقت مع إدارة الأصول الجديدة والمضافة والمنتهية. بالإضافة لعرض مفصّل للتقارير الإدارية الخاصة بمصاريف الأصول.

• إدارة الأصول
بالإضافة للإحتساب الآلي للإستهلاك، يقدم النظام إمكانية تتبع كامل لمواقع الأصول وعهدتها كما يسهّل الرقابة على احتساب المخزون.

• التقارير المالية (قائمة الدخل، الميزانية العمومية، قائمة التدفق النقدي)
عرض تقارير مالية شاملة لأي فترة من الفترات بتعريف من وإلى اليوم والشهر والسنة وتوفير إمكانية إصدار التقارير المالية لفترات متقاطعة ولسنوات عدة بالإضافة إلى تحويل العملات بحيث يعرض التقرير بأي عملة مُرادة ومعّرفة على النظام مسبقا.

• إدارة المشاريع/ الأقسام /مراكز التكلفة/ الفروع
العمل على عدد غير محدود من الحسابات المجزّأة بغض النظر عن حجمها، بحيث يعطي المرونة لتتبع العمليات لغاية أصغر تفصيل فيها، بإمكان المستخدمون تجزأة الحسابات بما يلائم المتطلبات الإدارية، بحيث ممكن أن تكون الحسابات لكل فرع أو كل قسم أو كل مشروع أو كل مركز تكلفة، أو كل تمويل أو كل عملة أوغيرها.

• تدرّج الملفات وربطها
يتيح النظام للمستخدم خاصية ربط الملفات سواء كانت حسابات أو ذمم أو أصول أو مراكز تكلفة أو مشاريع أو غيرها بطريقة تمكنه من متابعة الملفات الرئيسة والفرعية بغض النظر عن درجة الربط وعرض خيارات مرنة وشاملة لتقديم التقارير.

• المصاريف المدفوعة مقدماّ والمصاريف المستحقة
للحصول على دقة في التقارير المالية والإدارية، يتيح النظام حساب آلي للمصاريف المستحقة والمدفوعة مقدماَ وإدارتها عن طريق إعداد وتحديد الحسابات مسبقا.

• إدارة تعدد العملات
إمكانية استخدام عدد لا متناهي من العملات مع سهولة إدخال أسعار تداولها في أي وقت لمتابعة وإدخال الحركات بأية عملة كانت. تنعكس هذه الخاصية بشكل مميز على حركات النقد والبنوك والسندات كما في ذلك من تقارير وأرصدة حيث أصبح بالإمكان الحصول على المعلومات بالعملة الأساسية وتفصيلها حسب العملات المدخلة.

وحدة الموازنة
• وحدة متوافقة ومتكاملة
وحدة الموازنة متوافقة ومتكاملة مع دفتر الأستاذ ووحدات أخرى في النظام لتوفر تقارير دقيقة وحقيقية ومراقبة كاملة للموازنة.

• موازنات متعددة السنوات
يسمح النظام بإعداد الموازنات على عدة سنوات مع إمكانية ضبط الحركات للسنوات المختلفة.

• تعدد الموازنات في الفترة الواحدة
يسمح النظام بإعداد عدة موازنات في أي فترة محددة لأهداف الرقابة والإبلاغ وإصدار التقارير المناسبة.

• هيكل مرن
هيكل موازنة مرن يعتمد على أي تركيب أو دمج من الأقسام المجزأة المعرّفة.

• سندات الموازنة
عمليات إعداد الموازنة يتم إدخالها عن طريق سندات خاصة بحيث تحفظ سير وإضافة أي تعديلات.

• تواريخ مرنة
مدى زمني واسع لكل موازنة معدّة بحيث يسمح النظام بتعريف الموازنة لأشهر أو لأسابيع أو لأيام أو لفترات زمنية غير ثابتة.

• تحكّم مرن
بالإمكان تعريف الموازنة على أنها موازنة متحكّم بها بحيث لا يمكن تجاوز مبالغ محددة فيها، أو كموازنة غير متحكم بها لأسباب خاصة في الإبلاغ والتقارير.

• التقارير
عدد هائل من التقارير تتضمن معلومات عن الحسابات والأقسام والمصاريف المقدّرة والفعلية.

تبادل وإستصقاء المعلومات
• نظام سير العمل والموافقة الإلكترونية
لتوفير الوقت مع ضمان الدقة يقدّم النظام هيكل متعدد المستويات للمصادقة الآلية لكل وثيقة بحيث تكون متكاملة مع وثائق سير العمل، ويَعرض عملية آلية ودقيقة لإنتقال المصادقة اعتمادا على سياسات وإجراءات المؤسسة الإدارية.

التكوين والتطوير
• نظام الحماية والدخول
يتميز النظام بخاصية حماية وحقوق دخول فريدة من نوعها تتيح لمسؤول النظام إعطاء الحق للمستخدمين باستعمال نوافذ وأوامر محددة، كما في ذلك التقارير، بالإضافة الى حقوق مشاهدة حركات محاسبية معينة تندرج إلى أصغر تفصيلة في النظام ويتم تنظيم المستخدمين على شكل هيكل مشابه للهيكل الإداري للمؤسسة.

• حماية متقدمة
ميزات حماية شاملة ومتقدمة تسمح للمستخدمين المفوّضين فقط الوصول إلى الحقول والخانات والتجزئات المسموحة عن طريق تحديد قواعد لكل سند أو سجل بحيث يقدم مستوى عالٍ من التحكم في الوصول لدى المستخدم.

• الحماية عبر محطات الدخول
بالإضافة الى الحماية المعرّفة للدخول إلى النظام عن طريق إسم المستخدم وكلمة سر مميزة، إن النظام يوفر خيار حماية إضافية تسمح للمستخدم الدخول الى النظام من محطات محدده.

• طباعة الوثائق واعداد التوقيع
خيارات طباعة الوثائق وتوقيعها التوقيع المراد للمصادقة والتتبع على كل النسخ الخاصة بالسند اعتمادا على معايير وقواعد كقيمة السند والفرع والقسم والمورد.

• التحكم بالتواريخ
يعرّف المستخدم مجموعة من الضوابط لحماية عملية إدخال المعلومات كالتاريخ الأقصى والأدنى المسموح استخدامه في الوثائق من قبل النظام بالإضافة إلى تاريخ اقفال عملية إدخال المعلومات بعد آخر عملية تدقيق أو بعد إصدار آخر تقرير. هذه الضوابط تضمن عدم ادخال معلومات غير مقصودة أو عن طريق الخطأ أو إصدار تقارير خاطئة.

• التوافق مع الانترنت
النظام مصمم بالإعتماد على لغة “الجافا” والمعروفة كمعيار للانترنت. كما أنه مدعوم بميزات ووظائف الانترنت والانترانت كالتقارير المعدة على الويب والدخول إلى النظام من عدة أماكن على الانترنت مع توفر أعلى المعاير في نظام الحمايه لضمان أمانة المعلومات.